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Am Anfang steht das Modell

Business Process Management (BPM) konzentriert sich auf die optimale Organisation betrieblicher Abläufe. Die wesentlichen Phasen sind das Planen und Modellieren von Prozessen, deren technische Umsetzung sowie das Überwachen der Prozesse.

Die BPM-Einführung im Unternehmen läuft in mehreren Phasen ab. Am Anfang steht die Modellierung und Analyse von Geschäftsprozessen, die dann mit entsprechender Software, so genannten Process Engines, automatisiert werden. Dazu werden alle benötigten Systeme über Middleware-Komponenten als Services integriert (Stichwort SOA). Wenn die Prozesse dann automatisiert sind, werden sie in ihrer Ausführung gemäß vordefinierten Kenngrößen überwacht.

Zentral ist die erste BPM-Phase, die Modellierung von Geschäftsprozessen. Denn hier wird definiert, was in den folgenden Phasen umgesetzt werden soll. Zu Beginn erfolgt die Analyse, wie das Unternehmen heute die Geschäftsprozesse lebt und ausführt. Da sich viele Unternehmen über ihre implementierten Geschäftsprozesse nicht im Klaren sind, erkennen sie auch nicht das Potenzial innerhalb ihrer Prozesse, um diese eventuell nur durch kleine Änderungen verbessern zu können.

Die Dokumentation der so genannten „As is“-Geschäftsprozesse mithilfe eines Software-Tools und deren weitere Analyse sind die ersten Schritte hin zur Prozessoptimierung. Diese identifizierten Prozesse bilden die Grundlage für weitere Planungen. Es ist auch möglich, ihnen verantwortliche Personen zuzuordnen. Parallel können die Unternehmen auch alternative „To be“-Prozessmodelle erstellen und deren Ausführung simulieren. Diese Varianten zeigen dann in einer sehr frühen Phase, welche Prozessänderungen welche späteren Auswirkungen haben können, sei es in Bezug auf Kostenstrukturen, zeitliches Verhalten oder Ressourcenauslastungen.

Dargestellt und visualisiert werden Geschäftsprozesse meist in Form von Ablaufdiagrammen oder Geschäftsregeln. Die Geschäftsprozessmodelle eignen sich sehr gut als Diskussionsgrundlage für Gespräche zur Prozessumsetzung zwischen Fachbereichen und IT. In einer weiteren Phase können die Unternehmen in die Automatisierung dieser (neuen) Geschäftsprozesse investieren.

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit IT

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse ist immer mit einem IT-Projekt verbunden. Denn die IT muss eng, aber mit ausreichender Flexibilität für Innovationen mit den Geschäftsprozessen verknüpft werden, um die Effektivität der Systeme und Services zu verbessern, die die Verbindung mit Partnern, Kunden und Lieferanten herstellen. Ein wichtiger Grundsatz dabei: Die Geschäftsprozesse müssen zuverlässig ablaufen und hochverfügbar sein.

Nach ihrer fachlichen Modellierung werden die Geschäftsprozessmodelle in eine Laufzeitumgebung überführt, in der die Process Engine verschiedenste IT-Systeme sowie Menschen (falls notwendig) miteinander verbindet. Die Abläufe werden von der Process Engine gemäß ihrer Definition im Prozessmodell automatisch gesteuert. Hierbei werden die Mitarbeiter/-innen automatisch benachrichtigt, wenn sie handeln müssen, um die Geschäftsprozesse zu komplettieren. Im Falle von voll automatisierten Prozessschritten lassen sich Daten direkt an Endsysteme übergeben oder von ihnen empfangen.

IT als Service

Und hier kommt die Service-Orientierte Architektur (SOA) ins Spiel. Denn Business Process Management und SOA ergänzen sich sehr gut, im Prinzip beschreiben sie zwei Seiten derselben Medaille. SOA ist die technische Umsetzung oder Voraussetzung von Geschäftsprozessmanagement – und Geschäftsprozessmanagement funktioniert am besten, wenn es auf SOA basiert. Die Process Engine steuert dabei die Geschäftsprozesse, die ausschließlich über Services implementiert sind. Eine kurze Definition von SOA: Eine Service-orientierte Architektur strukturiert das Geschäft und die IT eines Unternehmens nach Diensten, die modular aufgebaut sind und flexibel zur Umsetzung von Geschäftsprozessen genutzt werden können.

Konzeptionell heißt das, dass in einem Geschäftsprozessmodell definiert wird, welcher Service von welcher Aktivität des Prozesses wann gebraucht wird. Bestehende und neu zu erstellende Komponenten werden in passende Services gepackt und mit ihren Schnittstellen publiziert. Bei der späteren Automatisierung der Geschäftsprozesse fordert die Process Engine dann den entsprechenden Service an. Die Schnittstellen zu den Services sind dabei standardisiert.

Geschäftsprozesse überwachen

Schon während der Modellierung der Geschäftsprozesse überlegen sich die Fachbereiche, anhand welcher Kenngrößen sie erkennen können, ob ein Geschäftsprozess gut oder schlecht funktioniert. Dazu definieren sie so genannte Key-Performance-Indikatoren (KPIs), die gemessen und/oder berechnet werden, wenn die Process Engine die Prozesse automatisiert. Die häufigste Messgröße ist die Durchlaufzeit, also die Differenz zwischen Start und Ende eines Prozesses. Sie hängt meistens direkt mit der Kundenzufriedenheit zusammen und lässt partielle Rückschlüsse auf die Prozesskosten zu. Weitere Erkenntnisse über die Prozessverbesserung liefern Kenngrößen wie Bearbeitungs-, Liege- oder Transportzeiten. Je nach Unternehmen existieren viele andere spezifische Kennzahlen, die gemessen werden, um die Verbesserung zu quantifizieren.

Tools für Prozessmonitoring stellen diese Ergebnisse grafisch dar und generieren sogar Warnungen, wenn vordefinierte Schwellwerte überschritten werden. Denn das ist das finale Ziel von BPM: die Entscheidungsträger darüber zu informieren, dass einzelne Prozesse ihre vordefinierten Performance-Kriterien nicht erfüllen, damit sie rechtzeitig korrigierende Maßnahmen einleiten können. Die aus dem Überwachen der Prozesse gewonnenen Erkenntnisse fließen dann in einem Kreislauf wieder in die Optimierung der Geschäftsprozesse ein. Man spricht hier von kontinuierlichem Geschäftsprozessmanagement.

Menschen und Geschäftsprozesse

Auch wenn es beim Geschäftsprozessmanagement vor allem um die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht, spielen Menschen weiterhin eine wichtige Rolle. Denn die automatisierten Prozesse liefern den Menschen die richtigen Informationen genau dann, wenn sie gebraucht werden, um geschäftliche Abläufe beschleunigt und effektiv durchführen zu können.  Mitarbeiter sind beispielsweise unverzichtbar bei der Freigabe eines Kredits, der Überprüfung eines Dokuments oder einer Entscheidung über die weitere Vorgehensweise bei der Produktion. Und: Wenn ein System Alarm schlägt oder einen Bericht erzeugt, muss letzten Endes ein Mensch das Ergebnis sehen und darauf reagieren.

Das BPM-System muss daher Benutzeroberflächen anbieten, damit Menschen in verschiedenen Funktionen mit den Prozessen effektiv arbeiten können. Zudem ist es notwendig, die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System zu schulen und ihnen die Vorteile der BPM-Lösung klar zu kommunizieren. Denn sonst läuft das Unternehmen Gefahr, dass die Mitarbeiter die neuen Arbeitsweisen nicht annehmen.