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Prozesse stehen im Zentrum

Geschäftsprozesse sind der Kern jedes Unternehmens. Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen die Geschäftsprozesse nicht nur effizient ablaufen, sondern auch flexibel sein, damit das Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren kann. Ein Schlüssel dazu ist Business Process Management (BPM).

Unternehmen jeder Größe stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen. Die Globalisierung erhöht den Wettbewerbsdruck, Märkte sowie Technologien wandeln sich ununterbrochen. Veränderungen in bislang unbekannter Geschwindigkeit prägen die Wirtschaft. Erfolgreich sind Unternehmen, die schneller als ihre Mitbewerber auf diese Veränderungen reagieren. Ihre Stärken sind hohe Flexibilität und kurze Reaktionszeiten.

Effiziente Geschäftsprozesse sind eine entscheidende Voraussetzung dafür, langfristig am Markt erfolgreich zu sein. Wer effizient arbeitet und damit Produkte oder Dienstleistungen günstiger und in einer besseren Qualität anbieten kann als der Wettbewerb, ist im Vorteil. Starre und veraltete Geschäftsabläufe werden schnell zum Risikofaktor. Doch was ist ein Geschäftsprozess?

Schritt für Schritt zum Ziel

Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Im Gegensatz zum Projekt kann der Prozess öfter durchlaufen werden. Ein Geschäftsprozess benötigt einen oder mehrere unterschiedliche Inputs und erzeugt für den Kunden ein Ergebnis von Wert. Er kann Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Geschäftsprozesse erstrecken sich oft über Abteilungen und Betriebsgrenzen hinweg und gehören zur Ablauforganisation eines Betriebs.

Ein Beispiel ist der Geschäftsprozess „Kreditvergabe Privatkredit“ bei Banken. Er besteht – vereinfacht dargestellt – aus den Teilprozessen Antragstellung des Kreditnehmers, Stammdateneingabe, Antragsprüfung durch die Risikoabteilung, externe Bonitätsauskunft, Auszahlung des Kredites an den Kreditnehmer, Überwachung der Zinszahlungen und Tilgung. Sämtliche Teilprozesse sind dabei in der IT abgebildet oder werden durch IT unterstützt. Diese Verknüpfung von IT und Prozessen ist in den vergangenen Jahren immer enger und wichtiger geworden, um die Prozesse zu optimieren.

Optimierte Geschäftsprozesse haben wesentlichen Anteil an der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens: Je effizienter, schneller, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger die Prozesse ablaufen, desto attraktiver sind die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens für die Endkunden. Neben diesem eher statischen Vorteil der Geschäftsprozesse wird ihr dynamischer Aspekt heute immer wichtiger: In einem sich schnell ändernden Umfeld mit weltweiten Wettbewerbern und Kunden müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre Produkte und Dienstleistungen ebenfalls schnell an sich ändernde Märkte anzupassen. Hier kommt Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz: BPM) ins Spiel.

Wichtig: Geschäftsprozesse kennen

Business Process Management ist eine Schlüsseldisziplin für die Unternehmenssteuerung und damit Chefsache. Die Unternehmensleitung nutzt BPM strategisch zur Umsetzung der Unternehmensziele. Je nach Größe des Unternehmens geht es darum, aus den Unternehmenszielen Strategien für Abteilungen oder Länderniederlassungen zu entwickeln. Die Business-Entscheider müssen ihre Geschäftsprozesse im Detail kennen, um sie besser managen, optimieren und ändern zu können. Dies ist aus verschiedensten Gründen notwendig.

  • Darstellung der Komplexität der Geschäftsprozesse dient als Diskussionsgrundlage für mögliche Verbesserungen
  • Flexiblere Geschäftsprozesse lassen sich schnell an geänderte Rahmenbedingungen anpassen
  • Verkürzung von Prozesszyklen
  • Senkung von Prozesskosten
  • Verbesserung der gesamten Prozessqualität
  • Erstellung und Prüfung von neuen und innovativen Geschäftsmodellen
  • Revisionssichere und nachvollziehbare Dokumentation von Prozessabläufen (stets im Rahmen von Basel II etc.), bessere Aufteilung und Auslastung der Prozessressourcen
  • Definition von Key-Performance-Indikatoren (KPIs), die später gemessen und überprüft werden, um die Prozessqualität zu quantifizieren
  • Relevante Informationen für schnell zu treffende geschäftliche Entscheidungen sind schneller verfügbar

BPM erhöht die Flexibilität

Im Rahmen von BPM entwerfen die vertikalen Fachbereiche (Vertrieb, Produktion etc.) sowie die Querschnittsfunktionen (Finanzen, Verwaltung und IT) Prozessmodelle für die Steuerung der Organisation. Kennzahlen für alle Fachabteilungen, die es zu beachten und zu verbessern gilt, sind etwa Produktivität der Mitarbeiter, Fehlerquoten, Kostenstrukturen, Bearbeitungszeiten oder Zahlen der Rückläufe. Weil immer mehr Geschäftsprozesse über Abteilungs- oder sogar Unternehmensgrenzen hinweg überwacht und betrieben werden müssen, sind die Anforderungen an die IT sowie die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen stark angestiegen. Business Process Management macht diese Prozesse für die Fachabteilungen und die IT sichtbar. Dies erlaubt eine engere Zusammenarbeit der beiden Einheiten und damit eine schnelle und effektive Veränderung der Prozesse.

Die Analysten von Gartner definieren BPM als „einen Satz Services und Werkzeuge für explizites Prozessmanagement, das Prozessmodellierung, Prozessanalyse, Prozesssimulation, Prozessautomation, Prozessüberwachung und Prozessverwaltung umfasst und im Idealfall die Integration von komplett automatisierten sowie manuellen Prozessschritten unterstützt“. Geschäftsprozessmanagement erfordert, dass Prozesse visuell in Form von Prozessmodellen, zum Beispiel als Grafen, vorliegen.

Gemäß dieser Definition besteht BPM im Wesentlichen aus folgenden Phasen

  • Erstellung und Analyse der Prozessmodelle aus fachlicher Sicht
  • Überführung der fachlichen Prozessmodelle in technische Prozessmodelle, die automatisch, das heißt Software-unterstützt, ausgeführt werden können
  • Ausführung der Prozesse. Dazu werden alle benötigten Systeme und Anwendungen über Middleware-Komponenten als Services integriert (Stichwort SOA). Wichtig sind hier auch Benutzeroberflächen zur manuellen Interaktion
  • Kontrolle der automatisierten Prozesse anhand im Vorfeld definierter Kenngrößen

BPM-Werkzeuge automatisieren die Abbildung von Prozessen in der IT teilweise und ermöglichen einen kontinuierlichen Zugriff auf aktuelle Prozessdaten. ZUm einem sinken dadurch die Kosten für Prozessanpassungen und Unternehmen werden flexibler. Zum anderen hat das Management immer aktuelle Informationen und kann somit schneller reagieren.